Lähellä.fi tapahtumaviikon alustana — Voi hyvin -viikon kokemuksia

Lähellä.fi tapahtumaviikon alustana — Voi hyvin -viikon kokemuksia

Kesäkuun ensimmäisellä viikolla järjestettiin Pirkanmaalla Voi hyvin -viikko.

Aikaisemmin Voi hyvin -päivänä Kumppanuustalo Arttelissa järjestetty tapahtuma päätettiin tänä vuonna järjestää tapahtumaviikkona. Perinteisen Voi hyvin -päivän suunnittelun alettua tuli koronaepidemia, joka pakotti miettimään konseptin uusiksi. Järjestöt olivat sitä mieltä, että tapahtuman järjestäminen oli nyt tärkeämpää kuin koskaan eikä peruuttaminen tulisi kyseeseen, joten päätettiin etsiä luovia ratkaisuja.

Satoja kävijöitä yhteen paikkaan kokoavan tapahtuman sijasta ryhdyttiin järjestämään hajautettua mallia. Järjestöt eivät tulisikaan Artteliin ohjelmineen ja esitteineen, vaan pirkanmaalaisten hyvinvointia tuettaisiin ympäristössä olevilla rastiradoilla ja tehtävillä, livelähetyksillä, videoluennoilla ja somekampanjoilla.

Suunnitteluryhmässä oli mukana Artteli-kumppanuusyhdistyksen jäsenjärjestöjä, mutta Voi hyvin -viikkoon olivat tervetulleita kaikki järjestöt. Mukaan lähti lopulta kolmisenkymmentä järjestöä ja hanketta.

 

Lähellä.fi tapahtumaviikon koordinaatiosivustona

Voi hyvin -viikkoa koordinoi Artteli-kumppanuusyhdistys. Keskeinen eri tapahtumat yhdistävä viestintäkanava oli Lähellä.fi. Tämän lisäksi viikon tapahtumat listattiin Voi hyvin -viikon Facebook-tapahtumassa ja Tampereen keskusta-alueen ilmoitustauluille jaetuissa julisteissa. Toukokuun lopussa ja tapahtumaviikolla viikon tapahtumia nostettiin esiin Arttelin somekanavissa useita kertoja päivässä, minkä lisäksi tapahtumaviikkoa edeltävän viikonlopun aikana ja sen molemmin puolin tehtiin maksettua Facebook- ja Instagram-mainontaa. Viikon ohjelma julkaistiin myös Menoinfossa.

Ideana siis oli se, että järjestöt ilmoittavat tapahtumansa Lähellä.fi:ssä ja käyttävät Voi hyvin -viikolle erikseen luotua asiasanaa. Asiasanan perusteella tapahtumat näkyivät Lähellä.fi:n normaalien tapahtumasivujen lisäksi erikseen luodulla Voi hyvin -viikon sivulla (https://lahella.fi/voihyvin/). Kun järjestöt ilmoittivat tapahtumansa itse ja pitivät huolta siitä, että tieto on ajantasaista, ei tietojen muuttamiseen tai päivittämiseen tarvittu välikäsiä, vaan järjestäjät tekivät muutokset itse.

Somekanavissa sitten nostettiin esiin sekä Voi hyvin -viikon tapahtumat kokoavaa sivua, että järjestöjen luomia yksittäisiä tapahtumia.

Koordinoivan tahon on syytä antaa tapahtumien järjestäjille erittäin selkeät ohjeet tapahtumien lisäämiseksi Lähellä.fi:hin. Voi hyvin -viikon ohjeistus oli tällainen (saa käyttää):

  1. Täytä ilmoittautumislomake 12.5. mennessä.
  2. Rekisteröidy tai kirjaudu sisään Lähellä.fi:hin ilmoittamaan tapahtuma 13.5. mennessä.
  3. Ohjausnäkymässä valitse Tapahtumat -välilehdeltä ”Lisää uusi”
  4. Täytä tapahtumatiedot huolellisesti ja lisää Luokittelut-välilehdeltä asiasanaksi ”voi hyvin viikko”.
  5. Paina lopuksi vihreää Julkaise-nappia oikeassa palkissa. Voit myös tallentaa luonnoksen ja käydä muokkaamassa sitä myöhemmin ja julkaista vasta sen valmistuttua.
  6. Voi hyvin!

Koko tiedote löytyy täältä. Pyysimme täyttämään erikseen Microsoft Formsilla luodun ilmoittautumislomakkeen, jotta saimme mm. kätevästi kaikkien yhteyshenkilöiden sähköpostiosoitteet samaan paikkaan Voi hyvin -viikon sisäistä tiedotusta varten.

Ohjeemme olivat tiiviit ja selkeät, mutta esimerkiksi asiasanan lisääminen unohtuu silti helposti. Kävimme silloin tällöin etsimässä tapahtumia, joiden oli tarkoitus osallistua Voi hyvin -viikkoon ja lisäämässä puuttuvat asiasanat.

Tärkeitä havaintoja Lähellä.fi-tapahtumien sisällöstä

 

Otsikointi ja tekstisisältö

Paras otsikko tapahtumalle on kuvaava, mutta mahdollisimman ytimekäs. Voi hyvin –viikon keskitetyssä markkinoinnissa etua ei ollut siitä, jos tapahtuman otsikossa oli erikseen mainittu Voi hyvin –viikko, koska tapahtumia luettiin ennen kaikkea sellaisessa kontekstissa, jossa Voi hyvin –viikko oli mainittu muutenkin. Järjestäjien omassa markkinoinnissa tästä saattoi olla etua, jotta tapahtuma erottui järjestön muista mahdollisista tapahtumista.

Leipätekstin on hyvä olla tiivis ja selkeä. Osallistujalle täytyy käydä siitä helposti esille mistä on kyse ja miten tapahtumaan osallistutaan. Jokainen ylimääräinen klikkaus tai hankalasti ymmärrettävä ilmaisu madaltaa kynnystä siirtyä pois tapahtumasivulta. Jos kyseessä on livestriimi, kuvauksessa täytyy olla linkki sivulle, josta se löytyy. Jos kyse on vaikkapa rastiradasta, kuvauksessa täytyy tuoda näkyvästi esiin, mikä on pienin mahdollinen tietomäärä, jolla tapahtumaan voi osallistua (esimerkiksi missä on lähtöpaikka ja ohjeet). Mikäli tapahtuma on järjestäjän sosiaalisen median tileillä, tileille täytyy olla tapahtumasta suorat linkit, tilin nimen mainitseminen ei riitä.

Tapahtuman aika ja kesto on erittäin tärkeää täyttää huolellisesti ja oikein. Jos tapahtuma kestää maanantaista sunnuntaihin, mutta päättymisaika on laitettu vahingossa vaikkapa tiistaille, tapahtuma arkistoituu Lähellä.fi:stä eikä näy enää kävijöille. Mikäli tapahtuma järjestetään useampana päivänä tiettyyn kellonaikaan, sen voi ilmoittaa Toimintana. Jos se taas on käynnissä koko ajan yhden tai useamman päivän aikana, se kannattaa ilmoittaa Tapahtumana.

Visuaalinen ilme

Tapahtuman ennakkomarkkinoinnissa oli etua siitä, että koko viikolla oli yhteinen ulkoasu ja järjestöt käyttivät samaa visuaalista teemaa markkinoinnissaan. Näin oli helppo tunnistaa, että kaikki tapahtumat olivat osa laajempaa teemaviikkoa.

Tapahtumaviikon aikana yksittäisten tapahtumien nostoissa parhaiten erottuivat ne tapahtumat, joille järjestäjä oli lisäksi luonut oman visuaalisen ilmeensä. Tärkeää onkin, että Lähellä.fi:hin luodussa tapahtumassa on kuvituksena sellainen kuva, jota esimerkiksi Facebook kykenee käyttämään linkeissä kuvituksena.

Facebook osaa poimia parhaiten kuvat, jotka ovat kooltaan 1200 x 630 pikseliä.

– Kuvan tiedostokoko ei saa ylittää 8 MB.

– Kuva ei saa olla pienempi kuin 200×200 pikseliä.

– Jos kuva on pienempi kuin 600×315 pixeliä, se näkyy Facebook-jaossa pienenä ruutuna tekstin vieressä.

– Paras kuvasuhde Facebook-jaon kannalta on 1.91:1

– Twitterissä linkkien esikatselukuviin suositeltu kuvasuhde on sama kuin Facebookiin.

Tapahtuman linkitys näyttää Facebookissa tältä, kun Facebook-kokoista kuvaa ei löydy tapahtumasta lainkaan. Eli kuvitukseksi tuleekin Toimeksi.fi:n logo, joka ei tässä yhteydessä ole millään tavalla relevanttia tietoa. Jokin kuvitus kannattaa siis ehdottomasti luoda (ja pitää huolta, että kuva on suurempi kuin 200×200)
Kun tapahtuman kuvaukseen liitetty kuva on pikselikooltaan pienempi kuin 600×315, kuva näkyy pienenä linkkitekstien vieressä. Voi olla ihan toimivakin ratkaisu ja tässä esimerkissä näyttää ihan kivalta.
Kun kuva on tarpeeksi suuri, se näkyy kivasti linkin otsikon yläpuolella näin. Kannattaa pitää huolta siitä, että kuvasuhde on suunnilleen 1.91:1, jotta tärkeitä elementtejä ei rajaudu Facebook-jaossa kuvan ulkopuolelle.

 

Jos käytössä on myös Instagram, kannattaa sitä varten tehdä erikseen neliön muotoinen kuva.

Twitterissä taas kannattaa käyttää suorissa kuvajaoissa käyttää kuvasuhdetta 16:9, eli esimerkiksi 1200×675 pixeliä. Näin kuva näkyy twiittivirrassa kokonaan ilman, että sitä tarvitsee klikata auki. Suurin osa ihmisistä ei klikkaa auki Twitterissä näkemiään kuvia, joten jos kuvassa on tekstiä väärässä paikassa, se jää useimmilta käyttäjiltä näkemättä.

– Linkkien esikatselukuvissa Twitterissä on sama optimaalisin koko kuin Facebookissa, eli jos tarkoituksena on jakaa vain linkkiä, eikä erikseen kuvapostauksia, siihen riittää Facebook-kokoon tehty kuva tapahtumassa.

– Jos käyttää jotain somehallintapalvelua, kannattaa kuitenkin huomioida, ettei jaoissa välttämättä tule mukaan linkin esikatselua, joten viisainta saattaa olla tehdä niihin kuvajako, jossa on saatetekstissä linkki mukana.

 

Jokaiselle tapahtumalle on siis hyvä olla yhteisen ulkoasun lisäksi myös omaa kuvitusta somejakoja varten, koska tapahtumat eivät muuten erotu toisistaan riittävästi. Erityisen tärkeää tämä on Instagramissa, jonne koordinoivan tahon ei oikeastaan kannata jakoa tehdäkään, ellei tapahtumalla ole lainkaan omaa kuvitusta. Vaikka yhteinen teema erottuu tapahtumanjärjestäjien omissa somekanavissa heidän muista päivityksistään, koordinoivan tahon ei ole järkeä julkaista Instagramissa samaa kuvaa kymmeniä kertoja eri saatteella.

Kuvituksen tekemiseen kannattaa käyttää kuvankäsittely- tai piirto-ohjelmia, tai verkkopohjaisia graafisen suunnittelun työkaluja, kuten Canva. Tämä siksikin, että tekstinkäsittelyohjelmalla mainoksia tehdessä voi olla suuri houkutus tehdä mainoksesta pystysuuntainen A4, jota ohjelma tarjoaa oletuksena, mutta joka ei oikeastaan näytä hyvältä muualla kuin Facebookissa.

Arvonnat

Arvonnat ovat hyvä tapa lisätä tapahtuman somenäkyvyyttä. Voi hyvin -viikolla oli useampia arvontoja käynnissä. Näihin löytyi hyviä käytäntöjä.

Tapahtumajärjestäjän oman arvonnan osallistumisen ehtona kannattaa olla Instagramissa järjestäjän tilin tägääminen ja Facebookissa päivityksen tykkääminen ja kommentointi.

Koko tapahtumaviikon yhteisen arvonnan osallistumisen ehtona kannattaa Instagramissa olla kuvan julkaiseminen tapahtumaviikon yhteisellä hashtagilla ja Facebookissa koordinoivan tahon päivityksen tykkääminen ja kommentointi.

Ja itse asiassa muut reaktiot kuin tykkääminen tuottavat enemmän näkyvyyttä, joten tykkäämisen sijasta kannattaa kannustaa lisäämään vaikkapa sydänreaktio tai ilmaisemaan tunteensa asiaa kohtaan muilla reaktioilla.

Muista tarkistaa käyttämäsi somepalvelun omat ehdot arvontojen järjestämiselle! Instagramissa esimerkiksi on ok vaatia osallistujia julkaisemaan kuvia tietyillä aihetunnisteilla, mutta Facebookissa näin ei saa tehdä.

 

Mitä tekisimme toisin?

Suunnittelu

Suunnittelussa onnistuimme mielestämme hyvin. Erityisen tärkeää oli koordinoida viikon aikataulua yhdessä niin, että viikon jokaiselle päivälle oli varmasti tapahtumia. Viikon teema ja ydinviesti suunniteltiin yhdessä ja ne olivat onnistuneita.

Markkinointi

Ennakkomarkkinoinnissa käytettiin koordinoivan tahon tuottamia visuaalisia materiaaleja. Olisi ollut ehkä parempi idea tehdä Voi hyvin -viikolle oma pikku logo ja kannustaa tapahtumien järjestäjiä tuottamaan omat visuaaliset materiaalit, joissa logon tulee näkyä. Järjestäjille olisi ollut hyvä laittaa pyyntö tuottaa ainakin 1200 x 630 ja 1080 x 1080 -kokoiset kuvat ja lisätä 1200 x 630 -kokoinen kuva tapahtuman kuvaukseen Facebook-jakoja varten ja neliökuvan Instagram-jakoja varten olisi voinut lähettää suoraan meille, tai julkaista sen tapahtumassa myös.

Voi hyvin -viikon lehdistötiedote ei mennyt hyvin läpi mediassa, vaikka koronarajoituksia helpotettiin juuri Voi hyvin -viikon alussa ja viikko tarjosi paljon kaivattua hyvinvointitoimintaa kuuliaisesti rajoituksia kotonaan noudattaneille ihmisille ja sillä siksi olisi voinut olettaa olevan uutisarvoa. Läpimenoa olisi voinut helpottaa, jos jokin tapahtumista olisi lavastettu etukäteen, otettu sieltä kuva tiedotteen liitteeksi ja kenties lisätty vielä sitaatti joltakin hyvinvointitoimintaa kaipaavalta paikalliselta henkilöltä.

Somenäkyvyys oli hyvää, mutta yleisöä osallistavia tempauksia olisi voinut olla jo ennen teemaviikkoa. Lähellä.fi:n kävijätilastoissa oli hurja piikki viikon alussa ja kävijämäärät pysyivät tavanomaista korkeammalla koko viikon ajan.

Somemainokset saivat hyvin näkyvyyttä myös, mikä näkyi Lähellä.fi:n kävijämäärissä, mutta yllättävän vähän siitä generoitui Facebook-tapahtuman osallistujiksi, vaikka sitäkin markkinoitiin erikseen. Markkinointiviestiä olisi varmaankin pitänyt vielä terävöittää kävijöiden innostamiseksi.

Kävijöitä olisi kenties saatu aktivoitua lisää hyvin suunnitelluilla somehaasteilla.

Järjestelyt

Ohjelma oli hyvää ja sitä oli paljon. Livelähetykset järjestettiin enimmäkseen päiväsaikaan ja niiden osallistujamäärää saattoi verottaa erinomainen sää ja juuri höllentyneet koronarajoitukset, jotka molemmat houkuttelivat ihmisiä ulos pois laitteidensa ääreltä. Suurimman osan katselukerroista ne keräsivätkin vasta myöhemmin tallenteina. Moni järjestäjä myös huomasi, että jo pieni muutos sääolosuhteissa muutti laitevaatimuksia. Esimerkiksi jo pieni tuulenvire saattoi tehdä hankalaksi välittää ääntä tietynlaisilla mikrofoneilla. Näitä oppeja jaamme varmasti keskenämme tulevien tapahtumien suunnittelussa.

Järjestämismuodosta mukana olleet järjestöt olivat erittäin yksimielisiä: kyselyymme vastanneista kukaan ei kaivannut vanhaa järjestämistapaa, jossa kokoonnuimme Kumppanuustalo Artteliin järjestämään erilaista ohjelmaa. Tukea ei saanut myöskään kokonaan hajautettu malli, jolla Voi hyvin -viikko järjestettiin tänä vuonna. Näiden yhdistelmä sen sijaan sai suuren suosion. Ensi kerralle onkin monenlaisia mahdollisuuksia, joista yksi varteenotettava voisi olla hajautettu teemaviikko, jonka päätteeksi olisi yhteinen tapahtuma Arttelissa. Tai toinen mahdollisuus olisi teemaviikon avaava tapahtuma, jonka jälkeen olisi pitkin viikkoa erilaista ohjelmaa, johon avajaistapahtumassa olisi ollut jonkinlaista johdatusta. Toivotaan, että tilanne sallii sen!

 

Lopuksi

Palautteiden perusteella järjestöt olivat tyytyväisiä tapahtumaan. Sosiaalisen median näkyvyyttä oli mukavasti, osallistujia oli yhteensä satoja ja saimme kaikki tärkeää kokemusta uudenlaisesta toiminnasta. Ja voineepa näitä oppeja soveltaa myös monissa muissa tapahtumissa!

Jos haluat tietää lisää siitä, millaiset sisällöt toimivat Lähellä.fi:ssä parhaiten, ilmoittudu 19.08.2020 mennessä ilmaiseen Lähellä.fi webinaariin! https://lahella.fi/tapahtuma/lahella-fi-webinaari-miten-luot-vaikuttavia-sisaltoja-3/

Mikäli kaipaat lisäohjeita ja tukea tapahtumien ja tapahtumaviikkojen järjestämiseen Lähellä.fi:n avulla, ota rohkeasti yhteyttä meihin! https://lahella.fi/tietoa-palvelusta/ota-yhteytta/

 

Tero Hannula
Talo- ja markkinointivastaava
Artteli-kumppanuusyhdistys